Consejos para aprender a delegar en mi emprendimiento
En algún momento todo emprendedor se ve en la necesidad de delegar alguna tarea. Los tiempos y posibilidades de encargarse de todo se van acotando por lo que necesita asistentes y colaboradores.
Al principio del emprendimiento el “dueño del negocio” realiza acciones tan diversas como la del desarrollo del producto, la recepción de llamados telefónicos, los depósitos bancarios, el rastreo de posibles proveedores, las reuniones con futuros clientes y la compra y preparación del café.
Estamos ahora en otro momento del proyecto. Pasó el tiempo inicial y comienza la etapa en la que se impone elegir quiénes se encargarán de realizar algunas tareas.
Los iniciadores/emprendedores tienen que empezar a “soltar” y a compartir su negocio para que sean otros los que también se ocupen del desarrollo y crecimiento y esto no siempre es sencillo y fácil de hacer.
De alguna manera, el modo en que se resuelva este dilema nos dará un lineamiento de cómo será el desarrollo futuro de la empresa.
Si bien el tema es muy extenso, hay algunas cuestiones que deberíamos tener en cuenta para que delegar tareas o responsabilidades signifique un beneficio para el negocio y permitan la creación de espacios de trabajo que estimulen y alienten el aprendizaje y el desarrollo profesional.
DELEGAR NO ES SENCILLO Y NO TODO SE DELEGA
Una de las primeras cosas que nos tenemos que plantear es que delegar no es desentenderse.
Delegamos pero supervisamos, y delegamos aquellas cosas que pueden prescindir de nosotros. No delegamos la orientación que queremos dar a nuestro negocio, no delegamos el destino del dinero, no delegamos los objetivos del negocio.
Por supuesto contar con colaboradores y asesoramiento idóneo será un beneficio para desarrollar estrategias financieras y de mercado.
El objetivo de tener colaboradores y asistentes es beneficiar y fortalecer el desarrollo del proyecto.
Al momento de delegar sería útil preguntarnos:
¿Qué se delega?
¿Para qué se delega?
¿A quién se delega?
La respuesta a estas preguntas seguramente nos ayudará en la elección.
ELEGIR UN COLABORADOR NO ES CONTRATAR UN CLON
Hasta ahora las cosas se hicieron de una sola manera, la del dueño del negocio. Delegar implica que hay otro que puede llegar al mismo punto pero con variantes. Cuando hablamos de variantes nos referimos a aquellos aspectos que pueden ser modificados sin que alteren el desarrollo administrativo o productivo del negocio. Por Ej.: si el negocio requiere que los llamados sean registrados en el Outlook para que todo quede en la computadora no ayudará al funcionamiento del negocio un empleado o colaborador que quiera anotarlo en un cuadernito. Ahora, si lo importante es que el colaborador recuerde información que no requiere ser compartida dará lo mismo dónde la almacene.
ELIGIENDO LOS CANDIDATOS, QUÉ LE PEDIMOS A CADA UNO
Delegar en la familia: la familia y los amigos cercanos son un buen apoyo y en los primeros momentos nos evita incurrir en costos que no podríamos solventar. De todas formas, la confianza que nos tenemos tiene que actuar como favorecedor y no como impedimento. Acordar horarios, tiempo dedicado al negocio, tareas a realizar y el modo de realizarlas nos ayuda a continuar los vínculos sin deteriorarlos.
Delegar en los empleados: ¿qué evaluar cuando necesitamos contratar a otros que no conocemos?
Son muchos los factores que deberíamos tener en cuenta pero básicamente pensemos si la actitud y la modalidad de esa persona están acordes con la tarea para la que se la convoca. Busquemos para atención al público aquellos que se encuentran cómodos hablando con la gente y no quienes son más escuetos al momento de dar información.
AHORA HABLEMOS DE NOSOTROS, CÓMO DELEGAMOS?
Importancia de la capacitación: capacitar es explicar los objetivos y la política a seguir, de qué manera se harán las cosas, y los tiempos que deben llevar las tareas.
Parece algo muy trivial, pero suelo encontrarme en pequeñas empresas que tienen una centralita telefónica en la que no se le da al nuevo empleado un listado con los números de los internos o no se le presenta a los compañeros de trabajo.
Saber delegar también es saber poner límites, a los otros, el tiempo, a uno mismo: está claro que nadie como el dueño del negocio pondrá tanta pasión, garra y dedicación en su emprendimiento. ¿Está claro?
A veces pedimos que los otros se pongan en nuestra piel y nuestros zapatos pero el beneficio para nosotros y para los otros no es el mismo.
Establecer criterios de evaluación: Realizar un trabajo no es sólo cumplir con la parte “técnica”.
Es también la actitud, la responsabilidad, el modo en que se relaciona con los otros, la flexibilidad o rigidez que presenta en las distintas situaciones.
Tengamos esto en cuenta además de otros datos que nos parezcan importantes para el desarrollo del negocio al momento de elegir en quién delegamos.
Transmitir los objetivos del negocio: Esto ayuda a dar sentido al trabajo. Muchas veces nos olvidamos que el otro no está en nuestra cabeza y no sabe adónde queremos ir. Transmitir las metas y objetivos es una excelente forma de involucrar a los colaboradores.
CRECER JUNTO CON NUESTROS COLABORADORES
Una estructura por pequeña que sea tiene que ir acomodándose a las nuevas personas que se incorporan. Es un momento de aprendizaje para todos los que están en el negocio incluido el dueño.
Acompañar en la inserción de las personas que se incorporan, darles tiempo: “el nuevo” tiene muchos datos para incorporar rápidamente: nombres, teléfonos, respuestas institucionales, nombres de proveedores, nombres de familiares, etc. además de tener la presión de hacer bien su trabajo para continuar en él.
Es bueno tener una mirada atenta a las posibilidades de hacer bien el trabajo pero incluyendo estos puntos de presión.
Aprovechar la experiencia de los colaboradores: Siempre hay algo que los “nuevos” pueden aportar. Desde el trabajo en otras empresas -si la tienen- hasta una visión “sin acostumbramiento” de lo que sucede en nuestro emprendimiento. Acostumbrémonos a tener en cuenta estos aportes siempre que nos ayuden a cumplir los objetivos del negocio.
¿Y CUANDO SON DOS?
Si hay dos socios y están buscando un colaborador cada uno tendrá una idea de lo que quiere delegar y cómo se hará. Es fundamental ponerse de acuerdo para evitar encargues contradictorios o imposibles de satisfacer.
A MODO DE CONCLUSIÓN, NO OLVIDAR EL OBJETIVO DEL NEGOCIO
Toda empresa tiene un objetivo y la elección de los colaboradores, las tareas y responsabilidades que se les encargan tienen que estar alineadas con esa meta.
Tener en claro el objetivo del negocio nos ayuda a resolver quién es la persona más idónea.
Muchas veces juzgamos a nuestros colaboradores desde aspectos como la honestidad, el que sean buenas personas, etc. Por supuesto que estas cualidades son importantes, es más, son imprescindibles. Pero con ellas solas no bastan. Lamentablemente hay demasiadas empresas y negocios que tienen parientes, amigos o empleados bien intencionados pero sin las aptitudes y calificación necesarias para el desarrollo de su función.
Poner los objetivos del negocio como parámetro no sólo ayuda al emprendimiento. También permite saber a los que participan qué se espera de ellos y de qué manera colaboran en el mejor funcionamiento de la empresa.
Por Susana Silvestre
Instructora de capacitación de INICIA (www.inicia.org.ar) en los cursos "De lo artesanal, al trabajo en escala", "Emprendimientos familiares" y las clínicas de ventas. Asesora en procesos de optimización de gestión empresaria. Especializada en Pequeñas y Medianas Empresas. Co-directora de RSPE Red de Servicios Profesionales para Empresas.
-----------------------------------------------
Hacha v3.5 (www.doctorsoftware.org)
Metele Hacha a cualquier tipo de archivos de hasta 2 GB, para que puedas transportarlos mas fácilmente en diskettes y/o puedas enviarlos por e-mail, superando la limitación de los servidores de correo para enviar mensajes “pesados”.
En el muy poco espacio que ocupa este programa encontrarás un sencillo divisor de todo tipo de ficheros.
Hacha corta cualquier tipo de archivo al tamaño que desees. Con un par de clicks podrás definir el tamaño de los cortes, elegir su destino o eliminar el archivo original tras el corte.
La unión es tan sencilla como la división, el programa recoge todos los trozos generados para construir el original.
El programa no requiere instalación y es rapidísimo en su tarea. Los webmasters lo utilizan para poner música, videos y programas en partes, que son mas fáciles y rápidas de descargar.
Cuando navegamos por Internet, sobre todo si estamos en un ciber, nos quedamos con las ganas de descargar un programa que nos gusta porque el tamaño del archivo es más grande que los 1.4 MB soportados por un disquete. Algunas veces queremos enviar un archivo de gran tamaño, pero: a) Nuestro servicio de correo no acepta archivos grandes; b) Adjuntarlo demora mucho tiempo. La solución a estos problemas es Hacha.
¿Qué tipo de archivos podemos cortar? Puedes "meterle hacha" a cualquier tipo de archivo: .doc, .prg, .avi, .mpg, .zip, .mp3 y un gran etcétera.
Esta pequeña maravilla es totalmente gratuita. Para traducirlo al castellano, solo hay que pulsar con el botón derecho sobre la interfaz y elegir el castellano como idioma predeterminado.
Fin
-----------------------------------------------
Las emprendedoras y la venta
Hay muchas mujeres “buenas vendedoras”. Pero si bien la comercialización de productos y servicios constituye un verdadero desafío para cualquier empresa, y con ello impulsa la creación de una estrategia de ventas, para la mujer emprendedora –que produce lo que ha de vender- encarar la comercialización presenta una particular dificultad.
Aunque su producto o servicio sea de óptima calidad, la venta se torna muy difícil porque:
a) abandona el trato con clientes “reticentes”
b) le cuesta volver a llamarlo o re-contactarlo aún cuando no recibió un rechazo
c) evita re-preguntar para cerciorarse mejor de sus dudas y resolver sus inquietudes
d) se asusta al tener que competir en precios o calidad con otros proveedores
Casi sin excepción, la mujer emprendedora que no puede vender, alega que “me falta el sentido comercial” o “la venta no es para mí”. Sobre este prejuicio muy habitual estamos trabajando hace tiempo, y hemos detectado algunos puntos de conflicto.
Por ejemplo: ¿Es lo mismo vender un bien o servicio de una empresa que algo de producción propia? Evidentemente NO. Para las mujeres que además producen lo que quieren vender, convencer al cliente de los beneficios de su producto (y todo producto implica un servicio) porque significa hablar de sí mismas. No importa que se trate de un servicio profesional, una producción gastronómica, una creación artística, una artesanía o un artículo de cosmética. La mujer emprendedora percibe una relación estrecha entre el producto en sí y quien lo realiza, y por eso cada palabra de desaliento o de rechazo es tomada como algo personal y como un juicio de valor negativo en lo personal.
Justamente, es habitual que muchas mujeres sean buenas vendedoras cuando forman parte de una empresa y venden productos de otros, pero no cuando deben ofrecer algo producido por ellas mismas. Porque toda venta significa validar la empresa, el producto/servicio y validarse como vendedor. Y para esto se necesita seguridad y autoestima, y confianza en lo que se ha producido.
El proceso de venta consiste en ofrecer argumentaciones válidas al cliente y vencer sus objeciones, y para esto se necesita escuchar las razones que esgrime y entender que no está negando credibilidad a la persona en sí sino que quizá difiere en la evaluación del producto o servicio que hace su productora (incluso, quizá está intentando conseguir mejores condiciones comerciales!!)
Pero en general, las emprendedoras temen insistir o volver a visitar a los clientes, porque creen abrumarlos o ser molestas. Esta actitud les hace perder clientes y oportunidades interesantes y puede deberse a que consideren internamente poco creíble su oferta, creyendo que no están en condiciones de competir con otros proveedores más importantes o expertos o que no se animen a confrontar con su propia idea sobre el producto o servicio.
A partir de estas dificultades, definimos un plan de acción sobre el cual trabajar.
Se debe comenzar por preparar cuidadosamente las ventas, seleccionando a los clientes potenciales y creando una estrategia de abordaje. ¿Qué significa elegir a los clientes? Que no todos pueden interesarnos y es bueno poder diferenciarlos para saber cuáles son los más rentables y de qué manera podemos llegar a ellos y ofrecerles algo especial.
Es imprescindible trabajar sobre los propios obstáculos, motivarse positivamente, y capacitarse para hacer presentaciones atractivas,
Finalmente, hay que saber qué es lo que necesita el cliente, y presentarse como solucionadora de problemas. Es decir, cuando escuchamos a nuestros clientes aprendemos a conocer mejor los problemas que tienen y ofrecerles opciones que los ayuden a resolverlos. La venta cobra otro valor y aparece en su verdadera dimensión.
Todos podemos tener aptitud para la venta. Lo importante es trabajar para desarrollarla.
Por Inés Arribillaga
Psicóloga Clínica y Laboral (UBA). - Presidenta de Emprendedoras en Red Asociación Civil. - Consultora y Capacitadora en gestión de Microempresas con perspectiva de genero desde 1993.
www.emprendedorasenred.com.ar
Fin
------------------------------------------------
Google Docs (http://docs.google.com/)
Se trata de una suite de oficina online, que permite editar archivos de texto y hojas de cálculo, todo desde una única página.
Básicamente el editor de texto es el de Writely, aunque mejorado y adaptado a la estética de Google. Permite importar textos, y salvarlos a formato HTML, .DOC, .RTF, OpenOffice, PDF. También soporta tablas, imágenes, así como diversos tipos de letra.
Se destaca la funcionalidad de una especie de sistema de copia de seguridad inteligente (Revisions) que almacena diferentes versiones del documento a lo largo del tiempo.
Además, es posible publicar el contenido de los documentos en nuestro weblog.
Por otro en Google Docs, también se ha integrado Spreadsheets, la hoja de cálculo online.
Ambos productos permite el almacenamiento online de documentos de hasta 500KB.
Además, el nuevo servicio nos ofrece:
Guardar distintas versiones de un documento y así tener un versionado de éstos
Compartir tus documentos de forma colaborativa
Subir documentos en formato OpenOffice, RTF, HTML o texto plano
Guardar y Descargar documentos en formato Word y PDF, entre otros formatos
Etiquetar con tags los documentos
Realizar potentes búsquedas y clasificaciones por tags.
Si anteriormente tenías una cuenta en Writely, al entrar en el servicio se migran tus antiguos documentos al nuevo servicio. Sólo hay que dar los datos de tu anterior cuenta de Writely.
En fin que Google una vez más nos sorprende a todos con un servicio muy práctico y encarado a los usuarios, para que cada vez más usemos este tipo de servicios online que tantas ventajas nos ofrecen.
Fin
----------------------------------------------
El volante: un papel importante en la comunicación publicitaria
Conocido como volante o flyer, es una herramienta vital en la comunicación de las empresas pequeñas y medianas, y que también ha sido bien aprovechada por las grandes.
Natalie Choquette es una soprano y comediante de origen canadiense, que se destaca por realizar parodias del mundo de la ópera y de la música clásica. Lo hace con un altísimo nivel de calidad vocal y se presentó en Buenos Aires, por segunda vez, en septiembre de 2001.
Además de numerosos avisos en las secciones de espectáculos de los principales diarios, su agencia de publicidad decidió apelar a un recurso sumamente efectivo: la distribución de volantes.
Sentido de la oportunidad
Los volantes de Choquette anunciaban su espectáculo, “La diva”, con el subtítulo de “¿Quién dijo que la ópera es aburrida?”. También se incluía una foto de la artista, el nombre del teatro donde tenían lugar las funciones con su correspondiente teléfono y dirección, y las fechas de presentación.
Además de contener todos los datos necesarios, este volante se distribuyó a la entrada de diversas funciones del teatro Colón.
Sin dudas, el lugar ideal para captar a los conocedores del género, capaces de apreciar como nadie una obra que caricaturiza a otras muy particulares y no siempre masivas.
Este verdadero sentido de la oportunidad es algo que no todas las empresas saben ver, invirtiendo en volantes que son repartidos en lugares o momentos inoportunos, o que contienen información poco relevante, mal redactada o mal diseñada.
Es sólo un volante
Aunque sólo se trate de un volante, es bueno que el mismo contenga toda la información que pueda requerir quien lo recibe. Es fundamental incorporar:
El tipo de producto o servicio ofrecido
El nombre de la tienda o entidad que lo comercializa, con su dirección, teléfono y, ¿por qué no?, e-mail y Web site, si lo posee.
Un mapa, si el lugar es de difícil acceso, o los medios de transporte para llegar a él.
Una oferta especial que estimule al transeúnte a actuar de inmediato. De lo contrario, lo dejará en el primer cesto de basura que encuentre. La oferta puede ser del tipo: “Presentando este volante, un 15% de descuento” o “Con este volante, comen 3 y pagan 2”, sólo por citar dos casos.
Un ofrecimiento adicional: “Primera clase sin cargo” o “Presupuestos gratis”.
Una fecha perentoria, que sitúe el ofrecimiento en el tiempo: “Válido hasta el 7 de diciembre” o “Válido sólo durante el transcurso de la exposición”, si el volante es entregado en una muestra masiva o especializada.
El texto legal: “Volante entregado en mano. Por favor: evite arrojarlo en la vía pública”, o uno similar. Además de cumplirse con la respectiva ordenanza, estas líneas indican una cierta preocupación de la empresa por el cuidado del espacio público.
Algo más
En las principales ciudades argentinas, la saturación causada por los volantes entregados en mano es tal que los paseantes tienden cada vez más a no aceptarlos o, si lo hacen, a desprenderse de ellos sin siquiera leerlos.
Para procurar amortiguar esta situación, es aconsejable sumarles un elemento que induzca a conservarlos. Por ejemplo:
Un calendario del año en curso o del siguiente
Una receta, si el volante fue generado por un restaurante o una casa de comidas
Un listado de los días importantes del año: de San Valentín, de la mujer, del amigo, de la novia, de la madre, del padre, de la secretaria. Esto es muy adecuado para tiendas de regalos, florerías y bombonerías
La imagen de un billete en circulación, teniendo en cuenta que nunca podrá imprimirse con los colores normales ya que eso es considerado ilegal y puede prestarse a usos inadecuados. El recurso es antiguo, pero sigue teniendo eficacia
Una imagen sacra: los albañiles, plomeros y otros representantes de los gremios de la construcción se han valido a menudo de la imagen de Ceferino Namuncurá o de un santo popular. Si bien su uso desde el punto de vista religioso es discutible, no puede negarse que muchas personas conservarán esos volantes.
En cuanto al diseño, hay que tener en cuenta que el aspecto del volante, en general, debe responder al imaginario promocional: palabras y números grandes, colores impactantes, una distribución no simétrica de los elementos. Y, si es posible, una forma no convencional: la compañía de seguros La Caja creó un volante con el aspecto de los avisos de “Do not disturb” que se utilizan en los hoteles, para colocarlos en los picaportes de las puertas de las casas de un sector de la ciudad.
Repartirlo es el tema
Tan importante como el aspecto y el contenido de los volantes, es saber dónde repartirlos. De nada sirve tener un excelente volante si se lo está entregando en una esquina cualquiera, a cualquier persona que casualmente pasa por allí.
Algunos casos reales pueden ilustrar mejor este aspecto fundamental:
A la salida de la Universidad de Palermo, el Instituto Delfos, que brinda clases de apoyo para universitarios, entregó un volante que reproducía en su dorso diversas fórmulas de derivadas e integrales.
En la cola de un cine del barrio de Belgrano, una promotora de un restaurante situado en el mismo complejo repartió volantes que anunciaban un menú especial para cinéfilos.
El Instituto Cultural Agentino-Norteamericano, más conocido como ICANA, especializado en la enseñanza del idioma inglés, distribuyó sus volantes a la entrada de ExpoManagement, una muestra realizada en octubre de 2001. El volante, con un calendario del año 2002, estaba escrito íntegramente en aquel idioma.
Los profesores de pintura, cerámica y otras ramas del arte, suelen dejar sus volantes en pinturerías artísticas y librerías.
En las casas de fotografía es habitual encontrar volantes de institutos que dictan clases sobre la especialidad o de profesores particulares.
En las librerías, los repuestos Rivadavia acostumbran dejar de regalo para los clientes volantes del tamaño de una hoja de carpeta, con los llamados “horarios”: calendarios semanales con varios casilleros en blanco por día, en los que los alumnos del nivel secundario anotan las asignaturas.
En síntesis, se trata de distribuir los volantes en los llamados “puntos de alta concentración de target”: ámbitos donde hay mayoría de potenciales clientes.
¿Poca cosa?
Para muchas PyMEs, tiendas, empresas unipersonales y microemprendimientos, el volante es prácticamente el único elemento que utilizan en sus comunicaciones. Por lo tanto, debería prestársele más atención.
Si hasta ahora se lo ha empleado sin demasiado éxito, será cuestión de considerar si el contenido y el continente fueron los más adecuados, así como los puntos de distribución.
En cambio, si nunca se lo utilizó, es un buen momento para hacerlo teniendo en cuenta todos los pequeños grandes detalles que ayudan a potenciar sus efectos.
Por Ricardo Palmieri
Licenciado en Publicidad, especialista en redacción publicitaria y de marketing directo e interactivo, fundador del estudio Redacción: Palmieri, y autor de En pocas palabras. Manual de redacción publicitaria para avisos gráficos y folletos.
Instructor de varios cursos de INICIA, emprender para el futuro.
Puede ser contactado a través de palmieri@sion.com
--------------------------------------------------
Audio Webmail (www.mail.com)
Se trata de un programa desarrollado por las empresas Outblaze y ReadSpeaker que transforma los correos electrónicos en sonido. El programa, en once idiomas, entre ellos el español.
El programa traduce el texto a la lengua elegida y luego lo transforma en sonido. Luego el usuario podrá descargar el nuevo archivo de audio y escucharlo en cualquier lugar. Para utilizar el programa, es necesario tener una cuenta de correo en mail.com.
El programa reconoce símbolos y emite ondas sonoras y transforma letras en palabras y frases.
Con la introducción de Audio Webmail, mail.com ofrece un servicio integrado en Web que emplea síntesis de habla muy sofisticada para leer en voz alta los mensajes de correo electrónico. El servicio permite asimismo la generación de “podmails” con un solo clic: la conversión de un email completo en un fichero audio para ser transferido a reproductores mp3, iPods y otros reproductores de audio. mail.com es el primer servicio de email basado en Web que ofrece este servicio.
Audio Webmail funciona en 11 idiomas, incluyendo ingles británico y norteamericano, alemán, italiano, francés, japonés, español, danés, sueco, portugués y holandés, con la posibilidad de añadir nuevos idiomas en el futuro. No es necesario la descargan instalación de software; el servicio funciona directamente desde el navegador Web, por lo que está disponible para cualquier ordenador.
Fin
------------------------------------------------
En algún momento todo emprendedor se ve en la necesidad de delegar alguna tarea. Los tiempos y posibilidades de encargarse de todo se van acotando por lo que necesita asistentes y colaboradores.
Al principio del emprendimiento el “dueño del negocio” realiza acciones tan diversas como la del desarrollo del producto, la recepción de llamados telefónicos, los depósitos bancarios, el rastreo de posibles proveedores, las reuniones con futuros clientes y la compra y preparación del café.
Estamos ahora en otro momento del proyecto. Pasó el tiempo inicial y comienza la etapa en la que se impone elegir quiénes se encargarán de realizar algunas tareas.
Los iniciadores/emprendedores tienen que empezar a “soltar” y a compartir su negocio para que sean otros los que también se ocupen del desarrollo y crecimiento y esto no siempre es sencillo y fácil de hacer.
De alguna manera, el modo en que se resuelva este dilema nos dará un lineamiento de cómo será el desarrollo futuro de la empresa.
Si bien el tema es muy extenso, hay algunas cuestiones que deberíamos tener en cuenta para que delegar tareas o responsabilidades signifique un beneficio para el negocio y permitan la creación de espacios de trabajo que estimulen y alienten el aprendizaje y el desarrollo profesional.
DELEGAR NO ES SENCILLO Y NO TODO SE DELEGA
Una de las primeras cosas que nos tenemos que plantear es que delegar no es desentenderse.
Delegamos pero supervisamos, y delegamos aquellas cosas que pueden prescindir de nosotros. No delegamos la orientación que queremos dar a nuestro negocio, no delegamos el destino del dinero, no delegamos los objetivos del negocio.
Por supuesto contar con colaboradores y asesoramiento idóneo será un beneficio para desarrollar estrategias financieras y de mercado.
El objetivo de tener colaboradores y asistentes es beneficiar y fortalecer el desarrollo del proyecto.
Al momento de delegar sería útil preguntarnos:
¿Qué se delega?
¿Para qué se delega?
¿A quién se delega?
La respuesta a estas preguntas seguramente nos ayudará en la elección.
ELEGIR UN COLABORADOR NO ES CONTRATAR UN CLON
Hasta ahora las cosas se hicieron de una sola manera, la del dueño del negocio. Delegar implica que hay otro que puede llegar al mismo punto pero con variantes. Cuando hablamos de variantes nos referimos a aquellos aspectos que pueden ser modificados sin que alteren el desarrollo administrativo o productivo del negocio. Por Ej.: si el negocio requiere que los llamados sean registrados en el Outlook para que todo quede en la computadora no ayudará al funcionamiento del negocio un empleado o colaborador que quiera anotarlo en un cuadernito. Ahora, si lo importante es que el colaborador recuerde información que no requiere ser compartida dará lo mismo dónde la almacene.
ELIGIENDO LOS CANDIDATOS, QUÉ LE PEDIMOS A CADA UNO
Delegar en la familia: la familia y los amigos cercanos son un buen apoyo y en los primeros momentos nos evita incurrir en costos que no podríamos solventar. De todas formas, la confianza que nos tenemos tiene que actuar como favorecedor y no como impedimento. Acordar horarios, tiempo dedicado al negocio, tareas a realizar y el modo de realizarlas nos ayuda a continuar los vínculos sin deteriorarlos.
Delegar en los empleados: ¿qué evaluar cuando necesitamos contratar a otros que no conocemos?
Son muchos los factores que deberíamos tener en cuenta pero básicamente pensemos si la actitud y la modalidad de esa persona están acordes con la tarea para la que se la convoca. Busquemos para atención al público aquellos que se encuentran cómodos hablando con la gente y no quienes son más escuetos al momento de dar información.
AHORA HABLEMOS DE NOSOTROS, CÓMO DELEGAMOS?
Importancia de la capacitación: capacitar es explicar los objetivos y la política a seguir, de qué manera se harán las cosas, y los tiempos que deben llevar las tareas.
Parece algo muy trivial, pero suelo encontrarme en pequeñas empresas que tienen una centralita telefónica en la que no se le da al nuevo empleado un listado con los números de los internos o no se le presenta a los compañeros de trabajo.
Saber delegar también es saber poner límites, a los otros, el tiempo, a uno mismo: está claro que nadie como el dueño del negocio pondrá tanta pasión, garra y dedicación en su emprendimiento. ¿Está claro?
A veces pedimos que los otros se pongan en nuestra piel y nuestros zapatos pero el beneficio para nosotros y para los otros no es el mismo.
Establecer criterios de evaluación: Realizar un trabajo no es sólo cumplir con la parte “técnica”.
Es también la actitud, la responsabilidad, el modo en que se relaciona con los otros, la flexibilidad o rigidez que presenta en las distintas situaciones.
Tengamos esto en cuenta además de otros datos que nos parezcan importantes para el desarrollo del negocio al momento de elegir en quién delegamos.
Transmitir los objetivos del negocio: Esto ayuda a dar sentido al trabajo. Muchas veces nos olvidamos que el otro no está en nuestra cabeza y no sabe adónde queremos ir. Transmitir las metas y objetivos es una excelente forma de involucrar a los colaboradores.
CRECER JUNTO CON NUESTROS COLABORADORES
Una estructura por pequeña que sea tiene que ir acomodándose a las nuevas personas que se incorporan. Es un momento de aprendizaje para todos los que están en el negocio incluido el dueño.
Acompañar en la inserción de las personas que se incorporan, darles tiempo: “el nuevo” tiene muchos datos para incorporar rápidamente: nombres, teléfonos, respuestas institucionales, nombres de proveedores, nombres de familiares, etc. además de tener la presión de hacer bien su trabajo para continuar en él.
Es bueno tener una mirada atenta a las posibilidades de hacer bien el trabajo pero incluyendo estos puntos de presión.
Aprovechar la experiencia de los colaboradores: Siempre hay algo que los “nuevos” pueden aportar. Desde el trabajo en otras empresas -si la tienen- hasta una visión “sin acostumbramiento” de lo que sucede en nuestro emprendimiento. Acostumbrémonos a tener en cuenta estos aportes siempre que nos ayuden a cumplir los objetivos del negocio.
¿Y CUANDO SON DOS?
Si hay dos socios y están buscando un colaborador cada uno tendrá una idea de lo que quiere delegar y cómo se hará. Es fundamental ponerse de acuerdo para evitar encargues contradictorios o imposibles de satisfacer.
A MODO DE CONCLUSIÓN, NO OLVIDAR EL OBJETIVO DEL NEGOCIO
Toda empresa tiene un objetivo y la elección de los colaboradores, las tareas y responsabilidades que se les encargan tienen que estar alineadas con esa meta.
Tener en claro el objetivo del negocio nos ayuda a resolver quién es la persona más idónea.
Muchas veces juzgamos a nuestros colaboradores desde aspectos como la honestidad, el que sean buenas personas, etc. Por supuesto que estas cualidades son importantes, es más, son imprescindibles. Pero con ellas solas no bastan. Lamentablemente hay demasiadas empresas y negocios que tienen parientes, amigos o empleados bien intencionados pero sin las aptitudes y calificación necesarias para el desarrollo de su función.
Poner los objetivos del negocio como parámetro no sólo ayuda al emprendimiento. También permite saber a los que participan qué se espera de ellos y de qué manera colaboran en el mejor funcionamiento de la empresa.
Por Susana Silvestre
Instructora de capacitación de INICIA (www.inicia.org.ar) en los cursos "De lo artesanal, al trabajo en escala", "Emprendimientos familiares" y las clínicas de ventas. Asesora en procesos de optimización de gestión empresaria. Especializada en Pequeñas y Medianas Empresas. Co-directora de RSPE Red de Servicios Profesionales para Empresas.
-----------------------------------------------
Hacha v3.5 (www.doctorsoftware.org)
Metele Hacha a cualquier tipo de archivos de hasta 2 GB, para que puedas transportarlos mas fácilmente en diskettes y/o puedas enviarlos por e-mail, superando la limitación de los servidores de correo para enviar mensajes “pesados”.
En el muy poco espacio que ocupa este programa encontrarás un sencillo divisor de todo tipo de ficheros.
Hacha corta cualquier tipo de archivo al tamaño que desees. Con un par de clicks podrás definir el tamaño de los cortes, elegir su destino o eliminar el archivo original tras el corte.
La unión es tan sencilla como la división, el programa recoge todos los trozos generados para construir el original.
El programa no requiere instalación y es rapidísimo en su tarea. Los webmasters lo utilizan para poner música, videos y programas en partes, que son mas fáciles y rápidas de descargar.
Cuando navegamos por Internet, sobre todo si estamos en un ciber, nos quedamos con las ganas de descargar un programa que nos gusta porque el tamaño del archivo es más grande que los 1.4 MB soportados por un disquete. Algunas veces queremos enviar un archivo de gran tamaño, pero: a) Nuestro servicio de correo no acepta archivos grandes; b) Adjuntarlo demora mucho tiempo. La solución a estos problemas es Hacha.
¿Qué tipo de archivos podemos cortar? Puedes "meterle hacha" a cualquier tipo de archivo: .doc, .prg, .avi, .mpg, .zip, .mp3 y un gran etcétera.
Esta pequeña maravilla es totalmente gratuita. Para traducirlo al castellano, solo hay que pulsar con el botón derecho sobre la interfaz y elegir el castellano como idioma predeterminado.
Fin
-----------------------------------------------
Las emprendedoras y la venta
Hay muchas mujeres “buenas vendedoras”. Pero si bien la comercialización de productos y servicios constituye un verdadero desafío para cualquier empresa, y con ello impulsa la creación de una estrategia de ventas, para la mujer emprendedora –que produce lo que ha de vender- encarar la comercialización presenta una particular dificultad.
Aunque su producto o servicio sea de óptima calidad, la venta se torna muy difícil porque:
a) abandona el trato con clientes “reticentes”
b) le cuesta volver a llamarlo o re-contactarlo aún cuando no recibió un rechazo
c) evita re-preguntar para cerciorarse mejor de sus dudas y resolver sus inquietudes
d) se asusta al tener que competir en precios o calidad con otros proveedores
Casi sin excepción, la mujer emprendedora que no puede vender, alega que “me falta el sentido comercial” o “la venta no es para mí”. Sobre este prejuicio muy habitual estamos trabajando hace tiempo, y hemos detectado algunos puntos de conflicto.
Por ejemplo: ¿Es lo mismo vender un bien o servicio de una empresa que algo de producción propia? Evidentemente NO. Para las mujeres que además producen lo que quieren vender, convencer al cliente de los beneficios de su producto (y todo producto implica un servicio) porque significa hablar de sí mismas. No importa que se trate de un servicio profesional, una producción gastronómica, una creación artística, una artesanía o un artículo de cosmética. La mujer emprendedora percibe una relación estrecha entre el producto en sí y quien lo realiza, y por eso cada palabra de desaliento o de rechazo es tomada como algo personal y como un juicio de valor negativo en lo personal.
Justamente, es habitual que muchas mujeres sean buenas vendedoras cuando forman parte de una empresa y venden productos de otros, pero no cuando deben ofrecer algo producido por ellas mismas. Porque toda venta significa validar la empresa, el producto/servicio y validarse como vendedor. Y para esto se necesita seguridad y autoestima, y confianza en lo que se ha producido.
El proceso de venta consiste en ofrecer argumentaciones válidas al cliente y vencer sus objeciones, y para esto se necesita escuchar las razones que esgrime y entender que no está negando credibilidad a la persona en sí sino que quizá difiere en la evaluación del producto o servicio que hace su productora (incluso, quizá está intentando conseguir mejores condiciones comerciales!!)
Pero en general, las emprendedoras temen insistir o volver a visitar a los clientes, porque creen abrumarlos o ser molestas. Esta actitud les hace perder clientes y oportunidades interesantes y puede deberse a que consideren internamente poco creíble su oferta, creyendo que no están en condiciones de competir con otros proveedores más importantes o expertos o que no se animen a confrontar con su propia idea sobre el producto o servicio.
A partir de estas dificultades, definimos un plan de acción sobre el cual trabajar.
Se debe comenzar por preparar cuidadosamente las ventas, seleccionando a los clientes potenciales y creando una estrategia de abordaje. ¿Qué significa elegir a los clientes? Que no todos pueden interesarnos y es bueno poder diferenciarlos para saber cuáles son los más rentables y de qué manera podemos llegar a ellos y ofrecerles algo especial.
Es imprescindible trabajar sobre los propios obstáculos, motivarse positivamente, y capacitarse para hacer presentaciones atractivas,
Finalmente, hay que saber qué es lo que necesita el cliente, y presentarse como solucionadora de problemas. Es decir, cuando escuchamos a nuestros clientes aprendemos a conocer mejor los problemas que tienen y ofrecerles opciones que los ayuden a resolverlos. La venta cobra otro valor y aparece en su verdadera dimensión.
Todos podemos tener aptitud para la venta. Lo importante es trabajar para desarrollarla.
Por Inés Arribillaga
Psicóloga Clínica y Laboral (UBA). - Presidenta de Emprendedoras en Red Asociación Civil. - Consultora y Capacitadora en gestión de Microempresas con perspectiva de genero desde 1993.
www.emprendedorasenred.com.ar
Fin
------------------------------------------------
Google Docs (http://docs.google.com/)
Se trata de una suite de oficina online, que permite editar archivos de texto y hojas de cálculo, todo desde una única página.
Básicamente el editor de texto es el de Writely, aunque mejorado y adaptado a la estética de Google. Permite importar textos, y salvarlos a formato HTML, .DOC, .RTF, OpenOffice, PDF. También soporta tablas, imágenes, así como diversos tipos de letra.
Se destaca la funcionalidad de una especie de sistema de copia de seguridad inteligente (Revisions) que almacena diferentes versiones del documento a lo largo del tiempo.
Además, es posible publicar el contenido de los documentos en nuestro weblog.
Por otro en Google Docs, también se ha integrado Spreadsheets, la hoja de cálculo online.
Ambos productos permite el almacenamiento online de documentos de hasta 500KB.
Además, el nuevo servicio nos ofrece:
Guardar distintas versiones de un documento y así tener un versionado de éstos
Compartir tus documentos de forma colaborativa
Subir documentos en formato OpenOffice, RTF, HTML o texto plano
Guardar y Descargar documentos en formato Word y PDF, entre otros formatos
Etiquetar con tags los documentos
Realizar potentes búsquedas y clasificaciones por tags.
Si anteriormente tenías una cuenta en Writely, al entrar en el servicio se migran tus antiguos documentos al nuevo servicio. Sólo hay que dar los datos de tu anterior cuenta de Writely.
En fin que Google una vez más nos sorprende a todos con un servicio muy práctico y encarado a los usuarios, para que cada vez más usemos este tipo de servicios online que tantas ventajas nos ofrecen.
Fin
----------------------------------------------
El volante: un papel importante en la comunicación publicitaria
Conocido como volante o flyer, es una herramienta vital en la comunicación de las empresas pequeñas y medianas, y que también ha sido bien aprovechada por las grandes.
Natalie Choquette es una soprano y comediante de origen canadiense, que se destaca por realizar parodias del mundo de la ópera y de la música clásica. Lo hace con un altísimo nivel de calidad vocal y se presentó en Buenos Aires, por segunda vez, en septiembre de 2001.
Además de numerosos avisos en las secciones de espectáculos de los principales diarios, su agencia de publicidad decidió apelar a un recurso sumamente efectivo: la distribución de volantes.
Sentido de la oportunidad
Los volantes de Choquette anunciaban su espectáculo, “La diva”, con el subtítulo de “¿Quién dijo que la ópera es aburrida?”. También se incluía una foto de la artista, el nombre del teatro donde tenían lugar las funciones con su correspondiente teléfono y dirección, y las fechas de presentación.
Además de contener todos los datos necesarios, este volante se distribuyó a la entrada de diversas funciones del teatro Colón.
Sin dudas, el lugar ideal para captar a los conocedores del género, capaces de apreciar como nadie una obra que caricaturiza a otras muy particulares y no siempre masivas.
Este verdadero sentido de la oportunidad es algo que no todas las empresas saben ver, invirtiendo en volantes que son repartidos en lugares o momentos inoportunos, o que contienen información poco relevante, mal redactada o mal diseñada.
Es sólo un volante
Aunque sólo se trate de un volante, es bueno que el mismo contenga toda la información que pueda requerir quien lo recibe. Es fundamental incorporar:
El tipo de producto o servicio ofrecido
El nombre de la tienda o entidad que lo comercializa, con su dirección, teléfono y, ¿por qué no?, e-mail y Web site, si lo posee.
Un mapa, si el lugar es de difícil acceso, o los medios de transporte para llegar a él.
Una oferta especial que estimule al transeúnte a actuar de inmediato. De lo contrario, lo dejará en el primer cesto de basura que encuentre. La oferta puede ser del tipo: “Presentando este volante, un 15% de descuento” o “Con este volante, comen 3 y pagan 2”, sólo por citar dos casos.
Un ofrecimiento adicional: “Primera clase sin cargo” o “Presupuestos gratis”.
Una fecha perentoria, que sitúe el ofrecimiento en el tiempo: “Válido hasta el 7 de diciembre” o “Válido sólo durante el transcurso de la exposición”, si el volante es entregado en una muestra masiva o especializada.
El texto legal: “Volante entregado en mano. Por favor: evite arrojarlo en la vía pública”, o uno similar. Además de cumplirse con la respectiva ordenanza, estas líneas indican una cierta preocupación de la empresa por el cuidado del espacio público.
Algo más
En las principales ciudades argentinas, la saturación causada por los volantes entregados en mano es tal que los paseantes tienden cada vez más a no aceptarlos o, si lo hacen, a desprenderse de ellos sin siquiera leerlos.
Para procurar amortiguar esta situación, es aconsejable sumarles un elemento que induzca a conservarlos. Por ejemplo:
Un calendario del año en curso o del siguiente
Una receta, si el volante fue generado por un restaurante o una casa de comidas
Un listado de los días importantes del año: de San Valentín, de la mujer, del amigo, de la novia, de la madre, del padre, de la secretaria. Esto es muy adecuado para tiendas de regalos, florerías y bombonerías
La imagen de un billete en circulación, teniendo en cuenta que nunca podrá imprimirse con los colores normales ya que eso es considerado ilegal y puede prestarse a usos inadecuados. El recurso es antiguo, pero sigue teniendo eficacia
Una imagen sacra: los albañiles, plomeros y otros representantes de los gremios de la construcción se han valido a menudo de la imagen de Ceferino Namuncurá o de un santo popular. Si bien su uso desde el punto de vista religioso es discutible, no puede negarse que muchas personas conservarán esos volantes.
En cuanto al diseño, hay que tener en cuenta que el aspecto del volante, en general, debe responder al imaginario promocional: palabras y números grandes, colores impactantes, una distribución no simétrica de los elementos. Y, si es posible, una forma no convencional: la compañía de seguros La Caja creó un volante con el aspecto de los avisos de “Do not disturb” que se utilizan en los hoteles, para colocarlos en los picaportes de las puertas de las casas de un sector de la ciudad.
Repartirlo es el tema
Tan importante como el aspecto y el contenido de los volantes, es saber dónde repartirlos. De nada sirve tener un excelente volante si se lo está entregando en una esquina cualquiera, a cualquier persona que casualmente pasa por allí.
Algunos casos reales pueden ilustrar mejor este aspecto fundamental:
A la salida de la Universidad de Palermo, el Instituto Delfos, que brinda clases de apoyo para universitarios, entregó un volante que reproducía en su dorso diversas fórmulas de derivadas e integrales.
En la cola de un cine del barrio de Belgrano, una promotora de un restaurante situado en el mismo complejo repartió volantes que anunciaban un menú especial para cinéfilos.
El Instituto Cultural Agentino-Norteamericano, más conocido como ICANA, especializado en la enseñanza del idioma inglés, distribuyó sus volantes a la entrada de ExpoManagement, una muestra realizada en octubre de 2001. El volante, con un calendario del año 2002, estaba escrito íntegramente en aquel idioma.
Los profesores de pintura, cerámica y otras ramas del arte, suelen dejar sus volantes en pinturerías artísticas y librerías.
En las casas de fotografía es habitual encontrar volantes de institutos que dictan clases sobre la especialidad o de profesores particulares.
En las librerías, los repuestos Rivadavia acostumbran dejar de regalo para los clientes volantes del tamaño de una hoja de carpeta, con los llamados “horarios”: calendarios semanales con varios casilleros en blanco por día, en los que los alumnos del nivel secundario anotan las asignaturas.
En síntesis, se trata de distribuir los volantes en los llamados “puntos de alta concentración de target”: ámbitos donde hay mayoría de potenciales clientes.
¿Poca cosa?
Para muchas PyMEs, tiendas, empresas unipersonales y microemprendimientos, el volante es prácticamente el único elemento que utilizan en sus comunicaciones. Por lo tanto, debería prestársele más atención.
Si hasta ahora se lo ha empleado sin demasiado éxito, será cuestión de considerar si el contenido y el continente fueron los más adecuados, así como los puntos de distribución.
En cambio, si nunca se lo utilizó, es un buen momento para hacerlo teniendo en cuenta todos los pequeños grandes detalles que ayudan a potenciar sus efectos.
Por Ricardo Palmieri
Licenciado en Publicidad, especialista en redacción publicitaria y de marketing directo e interactivo, fundador del estudio Redacción: Palmieri, y autor de En pocas palabras. Manual de redacción publicitaria para avisos gráficos y folletos.
Instructor de varios cursos de INICIA, emprender para el futuro.
Puede ser contactado a través de palmieri@sion.com
--------------------------------------------------
Audio Webmail (www.mail.com)
Se trata de un programa desarrollado por las empresas Outblaze y ReadSpeaker que transforma los correos electrónicos en sonido. El programa, en once idiomas, entre ellos el español.
El programa traduce el texto a la lengua elegida y luego lo transforma en sonido. Luego el usuario podrá descargar el nuevo archivo de audio y escucharlo en cualquier lugar. Para utilizar el programa, es necesario tener una cuenta de correo en mail.com.
El programa reconoce símbolos y emite ondas sonoras y transforma letras en palabras y frases.
Con la introducción de Audio Webmail, mail.com ofrece un servicio integrado en Web que emplea síntesis de habla muy sofisticada para leer en voz alta los mensajes de correo electrónico. El servicio permite asimismo la generación de “podmails” con un solo clic: la conversión de un email completo en un fichero audio para ser transferido a reproductores mp3, iPods y otros reproductores de audio. mail.com es el primer servicio de email basado en Web que ofrece este servicio.
Audio Webmail funciona en 11 idiomas, incluyendo ingles británico y norteamericano, alemán, italiano, francés, japonés, español, danés, sueco, portugués y holandés, con la posibilidad de añadir nuevos idiomas en el futuro. No es necesario la descargan instalación de software; el servicio funciona directamente desde el navegador Web, por lo que está disponible para cualquier ordenador.
Fin
------------------------------------------------
